Automatisation des processus : comment et pourquoi ?

L'automatisation des processus est synonyme de gain de temps !

Comme toutes les entreprises, votre entreprise est gérée et contrôlée par des processus commerciaux bien structurés.

Cependant, le problème est qu’il implique un certain nombre de tâches qui doivent être effectuées manuellement. Elles sont répétitives, prennent du temps et créent finalement peu de valeur (bien que vous deviez bien les faire pour que votre entreprise continue de fonctionner).

Une Solution ? L’automatisation des processus ! Oui, l’utilisation des dernières technologies comme l’intelligence artificielle est accessible à tous et offre un véritable avantage concurrentiel.

Grâce à l’expérience acquise dans les projets d’optimisation et de transformation des processus métiers à grande échelle, KM Soft a développé l’expertise et des convictions fortes pour accompagner les clients à toutes les étapes du parcours d’automatisation des processus.

Ne vous inquiétez pas, nous répondons à toutes les problématiques qui touchent à l’automatisation de vos processus !

AVANTAGES DE DEVELOPPER UN SITE E-SHOP AVEC PRESTASHOP

Gagner du temps sur les tâches opérationnelles et le reporting ;
Permettre à ses équipes de monter en compétences grâce aux outils ;
Adapter et améliorer ses outils et ses processus existants ;
Garantir un fonctionnement automatisé adapté à son organisation ;
Économies matérielles et énergétiques : La dématérialisation favorise un gain sur la consommation de papier et donc de l’empreinte de l’entreprise et permet une économie de dépenses pouvant être placées sur d’autres postes ;

Facilitation de la circulation de l’information et optimisation de la qualité de l’information : Une information qui circule vite permet un gain de temps sur d’autres tâches. Grâce à une mutualisation des flux d’informations, chaque donnée est plus facilement et plus rapidement accessible ;
Intensifier la traçabilité et la sécurisation des données : la vérification de l’identification de l’émetteur et de l’intégrité du document émis et la signature électronique permettent d’authentifier des documents dématérialisés.

Nous vous accompagnons depuis l’étude jusqu’à la mise en place des dispositifs, outils et processus agiles pour réussir votre transformation.
Pour vous assister dans cette mutation majeure, nos équipes d’experts mettent leurs compétences au service de la digitalisation et l’automatisation de vos processus métiers : ils développent avec vous et pour vous des solutions digitales métiers collaboratives, des solutions web & des solutions applicatives mobiles.

Développement d’applications web : bienvenue dans l’ère digitale !

Grâce à une application web, vous gagnez en productivité et devenez compétitif !

La transformation digitale commence souvent par la mise en place de solutions web permettant d’améliorer l’expérience client et de faire évoluer le business model vers les canaux digitaux. Sites institutionnels, extranet ou encore site e-commerce, nous intervenons pour intégrer pleinement les technologies digitales dans les activités Métier au travers de mise en place de solutions Cloud / SaaS, de sites web dynamiques et responsives. Nous comptons dans nos références nombre de solutions collaboratives, de sites e-commerce, de solutions de gestion de la connaissance, de gestion électronique de documents et des réseaux sociaux d’entreprise.

Développer votre application web vous permettra de réaliser des gains en termes de productivité et par conséquent vous devenez plus compétitifs sur le marché.

Nous avons par exemple le cas de la boucherie Kottelat qui utilise une application web très spécifique pour gérer ses ventes ou même une application mobile spécifique développée pour une entreprise qui fait des interventions électriques sur le terrain.

Développement d’applications mobiles : faire évoluer votre processus métier vers la mobilité

L’accès au système d’information depuis un terminal mobile est un enjeu stratégique dans l’accès au SI par les utilisateurs internes comme externes. Nos experts développent pour vous des applications mobiles multiplateformes iPhone, iPad, Android, Windows Phone et BlackBerry et vous accompagnent dans la définition de la stratégie jusqu’à la mise en ligne de l’application.

Pourquoi l'automatisation ?

Le principal avantage de l’automatisation des processus métier est le gain de temps considérable qu’elle apporte. En évitant l’intervention humaine dans diverses tâches plutôt que de le faire manuellement, les organisations deviennent plus agiles et efficaces. Ce changement facilite généralement l’échange d’informations. Des indicateurs qui fournissent des informations en temps réel et des rapports de performance détaillés offrent une vision plus claire. D’autre part, l’automatisation de tâches spécifiques, en particulier les tâches répétitives, réduit le risque d’erreur et fournit des données de meilleure qualité. En résumé, cela permet aux employés de passer plus de temps à se concentrer sur des tâches de plus grande valeur. Et quand il s’agit d’affaires, le temps c’est de l’argent !
Automatiser les processus dans les différents départements de l’entreprise permet d’agir à différents niveaux pour atteindre des objectifs plus ambitieux.

Les objectifs de l’automatisation des processus :

Améliorer la satisfaction des clients grâce à un processus qui s'exécute plus rapidement et réduit considérablement le risque d'erreurs (humaines) ;
Les collaborateurs peuvent consacrer du temps à des missions à plus forte valeur ajoutée ; • L'expérience client s'est nettement améliorée ;
Cela réduit les coûts de traitement et l'automatisation peut effectuer certaines tâches simples qui sont moins chères que les humains ;

Comment automatiser vos processus ?

Un processus métier est une série d’étapes qui sont répétées pour obtenir un résultat particulier. Ces processus sont toujours les mêmes et se répètent à chaque fois. Ce dernier est souvent modélisé au sein d’un « workflow ».

1 : Identifiez votre flux de travail

Lors de l'automatisation des processus, il est important de modéliser correctement tous les workflows. Cela vous permet d'identifier les actions répétitives de faible valeur et les applications utilisées dans le processus. Aussi, demandez à votre personnel d'exploitation d'identifier les actions répétitives pour identifier plus rapidement ces tâches chronophages. De plus, cela améliore la gestion du changement lorsque les employés sont impliqués dans le processus. Par exemple, utilisez le CRM pour suivre les ventes de chaque client. L'organisation vous oblige ensuite à copier ces informations dans un autre fichier Excel et à générer un tableau de bord. Par exemple, cette deuxième étape nécessite une action humaine avec peu de valeur ajoutée. Cela peut être automatisé avec une gestion appropriée des données.

2 : Définir une feuille de route

Une fois que vous avez identifié les différentes actions que vous souhaitez automatiser, priorisez les automatisations les plus importantes. Concentrez-vous uniquement sur ceux qui prennent le plus de temps et offrent la plus grande valeur après l'automatisation. Créez une feuille de route sur cette base. N'oubliez pas d'obtenir la date de début, la date de fin et les droits des parties prenantes pour être aussi efficace que possible. Ensuite, définissez clairement la fonctionnalité requise et la fonctionnalité technique requise. Cela peut être fait en utilisant des API, en implémentant de nouveaux logiciels, en améliorant la gestion des données, des solutions cloud, etc. Enfin, une fois que vous connaissez la tâche et la solution à automatiser, passez au développement de la solution.

3 : Intégrer l'automatisation

Il est temps d'agir à partir de ce moment ! Bien que les fonctionnalités techniques et fonctionnelles aient été définies, il est important d'atteindre les objectifs définis dans la feuille de route. Selon les compétences et le temps dont vous disposez en interne, cette intégration peut être réalisée par les membres de l'équipe. Cependant, le temps est une ressource limitée et le développement de solutions d'automatisation peut être compliqué. Pour cela, vous pouvez sous-traiter votre projet à une institution de données comme nous ou à toute autre institution. N'hésitez pas à faire appel à notre équipe en réservant ici pour discuter de votre projet et recevoir un devis personnalisé.

4 : Former votre équipe

Il est important de ne pas aliéner les employés. Quand on parle d'automatisation, on imagine souvent vouloir réduire le travail. Ce n'est pas toujours le cas. En fait, vous ne pouvez supprimer que les actions de faible valeur, permettant aux employés de perfectionner leurs compétences et d'effectuer des tâches plus gratifiantes. Par conséquent, il est important de les intégrer dans ce processus automatisé pour éviter toutes sortes d'échecs. Par conséquent, lors de l'intégration de nouveaux outils, vous devriez envisager de former vos employés à leur sujet. Besoin d'un accompagnement pour automatiser vos processus ? Notre équipe se tient à votre disposition pour tout projet d'automatisation de processus ou de tâches récurrentes.