Un ERP est une solution qui s’avère extrêmement utile pour votre activité une fois que votre entreprise se développe. Il vous permet d’améliorer la gestion et l’organisation interne de toute votre société et propose de multiples fonctionnalités toutes plus avantageuses les unes que les autres.
Les données des clients, les stocks, les ventes, les transactions, la comptabilité ou encore les ressources humaines sont autant d’aspects d’une entreprise qu’il peut être difficile de gérer de manière optimisée lorsque la société connaît une certaine forme de croissance.
Les types d’ERP sont nombreux, leurs fonctionnalités varient énormément d’une solution à une autre et nous vous aidons ici à trouver le logiciel qui vous convient et qui vous permettra de bénéficier d’une gestion optimisée de votre activité.
Qu’est-ce qu’un ERP ?
Un ERP – Enterprise Resource Planning -, également appelé PGI – Progiciel de Gestion Intégré -, est un logiciel pour entreprise qui permet de gérer l’ensemble de votre activité sur tous les aspects. Une fois que votre société atteint une certaine taille et ampleur, et cela peut arriver très vite, il devient difficile de gérer seul tous les aspects de la société et vous pouvez donc vous servir d’un progiciel qui vous permettra de centraliser vos données et informations, d’avoir une meilleure vue d’ensemble sur votre activité, de mieux gérer votre gestion globale, d’installer des processus automatisés, etc.
Cela vous permet même indirectement de minimiser vos coûts, maximiser vos profits et améliorer vos rendements.
Il s’agit finalement d’un logiciel simplifiera toute la gestion de votre activité et dont vous pouvez vous servir pour tous les aspects de votre entreprise.
Découvrir les différents ERP
Il existe un grand nombre de solutions. Vous pouvez en trouver qui s’adaptent à un secteur précis, d’autres qui sont pour tous les domaines, certaines proposent des centaines de fonctionnalités et d’autres sont moins complètes…
Pour faire votre choix, il est important de comprendre comment fonctionnent ces progiciels et comment ils peuvent être différenciés entre eux.
Leur fonctionnement
Tout d’abord, il faut savoir qu’un ERP est en fait un système de gestion intégré composé de plusieurs modules reliés à une seule et unique base de données. Il permet de lier entre eux les différents départements d’une entreprise.
Son objectif est donc de permettre aux intervenants d’avoir une vue d’ensemble de toute l’activité.
Les ERP possèdent un certain nombre de modules de base et il vous est aussi possible d’en ajouter autant que vous le souhaitez selon vos besoins.
Certains sont open-source et fonctionnent par abonnement et d’autres fonctionnent avec une licence et sont disponibles en ligne.
Les données sont collectées par les ERP puis stockées dans leur base de données. Elles sont ensuite traitées afin de pouvoir être exploitables par tous les services. Une analyse de ces données et des reportings complets permettent enfin aux décideurs d’avoir un aperçu précis des performances de leur entreprise et de prendre des décisions réfléchies et adaptées.
Leurs fonctionnalités
Les ERP fonctionnent à partir de modules qui eux peuvent être extrêmement variés, car ils s’adaptent à tous les secteurs d’activité, à tous les départements d’une entreprise et à tous les besoins.
Les modules de base, les plus courants comme les plus utiles pour toutes les entreprises même les plus petites, concernent la gestion des finances et de la comptabilité, la gestion des ventes et des achats, la gestion des stocks, la gestion des ressources humaines ou encore la gestion de la Supply Chain.
Vous pouvez ensuite choisir de faire évoluer votre ERP en ajoutant des fonctionnalités telles que recherche et développement et ingénierie, la production, les services, etc.
Les possibilités sont très nombreuses et vous permettent de réellement adapter votre solution à votre activité et vos objectifs et besoins.
Leurs secteurs d’activité
Certains ERP sont adaptés à un domaine spécifique de gestion comme la gestion de la relation client tout particulièrement. Il peut aussi y avoir des progiciels dédiés à la vente à distance par exemple ou à la gestion de contenu.
D’autres sont adaptés à tout un secteur d’activité en particulier. On peut notamment retrouver des ERP adaptés au secteur de l’eau et de l’énergie, d’autres aux industriels, aux entreprises de services ou encore aux entreprises de retaille.
Chacun de ces secteurs possède des besoins propres à leur activité et les progiciels cherchent donc à adapter leur solution à ces activités.
En revanche, la plupart des ERP en open-source proposent des modules qui eux s’adaptent au secteur d’activité. Ainsi, ils peuvent correspondre à différents domaines à la fois. Il vous suffit de trouver le module qui vous convient et qui répond à vos attentes.
Quels sont les avantages d’un ERP ?
Les ERP sont très avantageux pour gérer l’entièreté de votre entreprise. Voici tous leurs avantages :
- Vue d’ensemble et base de données unique
Les progiciels vous donnent une vue d’ensemble sur votre activité. Vous pouvez à la fois consulter la comptabilité et à la fois les stocks de votre entreprise. Cela et la base de données unique vous permet de facilement voir toutes les données de votre entreprise et de ne pas vous perdre dans toutes ses informations. Vous pouvez aussi lier les données entre elles et les comparer à travers les différents services.
- Analyses et reporting
Les résultats de votre entreprise sont automatiquement rapportés aux décideurs et des analyses sont faites pour vous faciliter la prise de décision et vous permettre de réajuster vos actions ou vos objectifs en fonction de vos résultats.
- Gestion optimisée et automatisation
La gestion de votre entreprise est simplifiée grâce à l’ensemble des informations dont vous disposez et grâce à des automatisations et des processus facilités.
- Adaptation à la réglementation
Les ERP vous permettent aussi de respecter la réglementation en vigueur. Notamment pour les documents comptables qui sont très réglementés. Vous pouvez ainsi fournir des documents en règle et qui respectent les critères imposés.
- Communication entre les services
Grâce aux progiciels, vous pouvez également disposer d’une grande communication entre les différents services de votre entreprise. En effet, les données des départements sont visibles sur l’ERP, consultables par tous ceux ayant l’accès.
Comment choisir votre propre logiciel ?
Afin de bien choisir le logiciel adapté à vos besoins et à votre entreprise, il existe plusieurs critères à prendre en compte.
Les critères à prendre en compte
Il est important de se poser les bonnes questions avant de choisir son ERP. Réfléchissez tout d’abord à la solution que vous souhaitez en termes d’offre. Souhaitez-vous qu’elle s’adapte à un besoin spécifique ? À un secteur spécifique ? À la taille de votre entreprise ?
Vous pouvez également prendre en compte l’étendue de l’offre, par exemple le support client, l’accompagnement, la qualité de la solution, l’interface utilisateur… Le but est aussi que vous profitiez d’une expérience améliorée et simplifiée.
Évidemment, observez minutieusement les différentes fonctions proposées pour savoir si elles répondent à tous vos besoins. Enfin, le prix est aussi l’un des critères les plus importants. Comparez les prix des logiciels entre eux afin de vous familiariser avec les prix du marché. Pensez aussi aux coûts sur le long terme, calculez vos rendements et prenez en compte les coûts supplémentaires comme les modules que vous souhaiteriez ajouter, le déploiement de la solution, etc.
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